Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät käytännöt

Näitä käytäntöjä sovelletaan Alfons Education Oy:n (“Alfons” tai “me”) Alfons-oppimisympäristöpalvelun (”Palvelu”) tarjoamisen yhteydessä käsiteltäviin henkilötietoihin.

Tässä Tietosuojaselosteessa ”Käyttäjä” viittaa Palvelua käyttäjätilinsä kautta käyttävään henkilöön.

Voimme päivittää käytäntöjämme, mikäli se on tietojen käsittelyn muutosten tai muun syyn vuoksi tarpeellista. Emme tee olennaisia muutoksia käytäntöihimme tai rajoita rekisteröityjen oikeuksia ilman erillistä ennakkoilmoitusta tai Rekisterinpitäjän tekemiä päätöksiä.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Alfons Educationin kanssa sopimussuhteessa oleva koulutuksen järjestäjä, kunta, kaupunki.
Löydät oman kuntasi rekisterinpitäjän yhteystiedot oman kuntasi verkkosivustolta.

TAI

(sovelletaan jos Käyttäjällä suora sopimus Alfonsin kanssa)
Nimi: Alfons Education Oy (”Alfons”)
Y-tunnus: 2626593-9
Postiosoite: Hämeentie 31, 00500 Helsinki

Yhteyshenkilö:

Rami Lappalainen
Titteli/ ammattinimike: Tietosuojavastaava
Puhelinnumero: 010 319 0001
Sähköpostiosoite: [email protected]

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden lähteet

Alfons toimii Tietojen käsittelijänä sellaisten henkilö- ja käyttäjätietojen osalta mitkä rekisterinpitäjänä toimiva ja sopimussuhteessa oleva koulutuksen järjestäjä toimittaa Alfonsin käyttöön. Alfonsilla on oikeus käyttää näitä tietoja palvelua tarjotakseen ja sitoutuu käsittelemään tietoja lainmukaisesti, turvallisesti ja vastuullisesti sekä rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Alfons saa henkilötietoja rekisterinpitäjän luovuttamana, MPASSid/O365/Google kertakirjautumispalveluiden kautta tai henkilöltä suoraan itseltään.

Alfons toimii rekisterinpitäjänä sellaisten henkilötietojen osalta, jotka palvelun käyttäjä on toimittanut toimiessaan yksityishenkilön roolissa ja on täten suorassa sopimussuhteessa Alfonsiin.

Käsittelyn rooli voi vaihtua sopimussuhteen päättyessä tai käyttäjän oman toiminnan seurauksena.

Alla eriteltyna roolit tyypillisissä käyttötapauksissa:

• Opiskelija (sopimussuhde kunnan kanssa): kunta toimii rekisterinpitäjänä ja Alfons tietojen käsittelijänä.
• Opettaja (sopimussuhde kunnan kanssa): kunta toimii rekisterinpitäjänä ja Alfons tietojen käsittelijänä.
  
• Opiskelija (yksityishenkilö): Alfons toimii rekisterinpitäjänä
• Opettaja (yksityishenkilö): Alfons toimii rekisterinpitäjänä

Palvelun käytön yhteydessä keräämämme ja käsittelemämme tiedot voidaan jakaa kahteen pääryhmään: Käyttäjätietoihin sekä Analytiikkatietoihin.

Käyttäjätiedot

Palvelussa kerättävän henkilötiedot on minimoitu. Emme käsittele erityisiä henkilötietojaryhmiä.

Käsittelemme seuraavia Käyttäjätietoja:

• Käyttäjän etu- ja sukunimi
• Käyttäjän sähköpostiosoite
• Koulu ja kunta
• Käyttäjätunnus
• Opettajakäyttäjän tai kunnan laskutustiedot

Saamme edellä mainitut henkilötiedot Käyttäjältä itseltään, opetuksen järjestäjältä, käyttäjän huoltajalta tai SSO-tunnistautumismenetelmien kautta.

Loki- ja analytiikkatiedot

Käyttämämme tietojenkirjausjärjestelmät keräävät automaattisesti loki- ja analytiikkatietoja (”Analytiikkatiedot”) Palvelun käytöstä. Vaikka emme tavallisesti käytä Analytiikkatietoja henkilöiden tunnistamiseen, voi Palvelua käyttävä henkilö joskus olla tunnistettavissa niistä. Tällaisia Analytiikkatietoja ovat muun muassa Käyttäjän IP-osoite ja kirjautumisajat. Näissä tapauksissa Analytiikkatiedot katsotaan henkilötiedoiksi soveltuvan lainsäädännön tarkoittamalla tavalla, ja käsittelemme tietoja henkilötietoina.

Saatamme kerätä seuraavia Analytiikkatietoja:

Laitetieto. Keräämme muun muassa seuraavia tietoja liittyen Palvelun käyttöön käyttämääsi tekniseen laitteeseen:

• maa
• kaupunki
• laitetyyppi
• IP-osoite
• yksilöllinen laitetunnus
• istuntotunniste
• kieliasetukset
• selaimen tyyppi ja versio
• käyttöjärjestelmä
• internet-palveluntarjoaja

Käyttötieto. Keräämme lisäksi Palvelun käyttöäsi koskevaa tietoa, jollaista on esimerkiksi:

• Palvelun parissa käyttämäsi aika
• vuorovaikutus Palvelun kanssa
• kellonajat ja päivämäärät, jolloin olet käyttänyt Palvelua
• vierailemasi Palvelun osiot ja sisällöt

Evästeet ja analytiikkapalvelut

Käyttäessäsi Palvelua keräämme ja tallennamme Analytiikkatietoja useilla eri tavoilla.

Käytämme ainoastaan palvelimen sisäisiä evästeitä, joita ei siirretä kolmansille osapuolille tai Suomen rajojen ulkopuolelle. Käytämme evästeitä räätälöidäksemme Palveluamme muun ohessa vastaamaan yksittäisen Käyttäjän tarpeita. Evästeiden avulla pystymme tunnistamaan Palvelussa vierailevat selaimet, parantamaan Palvelun käytettävyyttä sekä laatimaan yhdistelmätietoa Käyttäjistä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Tarkoitus

Alfons käsittelee tämän Tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Palveluiden tarjoamiseksi (oikeudellinen peruste: sopimuksen täytäntöönpano ja joissain tapauksissa oikeutettu etu).

Asiakasviestintään (oikeudellinen peruste: oikeutettu etu). Käsittelemme henkilötietoja ollaksemme yhteydessä Käyttäjiin Palvelun tuottamiseen ja käyttöön liittyvissä asioissa.

Täyttääksemme lainmukaiset velvoitteemme (oikeudellinen peruste: lainmukaisen velvoitteen täyttäminen). Saatamme käsitellä tietoja täyttääksemme esimerkiksi kirjanpitovelvoitteemme sekä antaaksemme tietoja toimivaltaisille viranomaisille, kuten valvontaviranomaisille.

Laadun parantamiseen ja trendianalyysin laatimiseen (oikeudellinen peruste: oikeutettu etu). Saatamme käyttää Palvelun käyttöäsi koskevia tietoja myös Palvelumme laadun parantamiseen esimerkiksi analysoimalla muutoksia Palvelumme käyttötavoissa. Käytämme näissä tarkoituksissa sellaista yhdistelmätietoa, josta yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

Korvausvaatimusten käsittelyssä ja oikeusprosesseissa (oikeudellinen peruste: oikeutettu etu). Saatamme myös käsitellä henkilötietoja ehkäistäksemme petoksia ja Palvelumme väärinkäytöksiä sekä ylläpitääksemme keräämiemme tietojen, käyttämiemme järjestelmien sekä tietoverkon tietosuojaa.

Varmistaaksemme sen, että Palvelumme vastaavat yksittäisen Käyttäjän tarpeita, henkilötietoja voidaan käyttää myös esimerkiksi ohjelmiston sisäisten asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamiseen.

Käsittelyn perusteet

Alfons käsittelee henkilötietoja täyttääkseen pakottavan lainsäädännön mukaiset velvoitteensa sekä sopimusvelvoitteensa asiakkaidensa sopimuskumppanina. Käsittelemme Käyttäjien henkilötietoja lisäksi oikeutetun etumme perusteella yritystoimintamme harjoittamiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi sekä asiakassuhteidemme hoitamiseksi. Kun päätämme käsitellä henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella, punnitsemme omia etujamme suhteessa Käyttäjän yksityisyyden suojaan.

Palvelun joissain osissa Käyttäjää saatetaan pyytää suostumusta henkilötietojen käsittelyyn. Näissä tapauksissa Käyttäjällä on milloin tahansa oikeus perua aikaisemmin antamansa suostumus.

Kansainväliset tietojen siirrot euroopan ulkopuolelle

Alfons säilyttää henkilötietoja Suomessa ja henkilötietoja ei siirretä Suomen rajojen ulkopuolelle.

Vastaanottajat

Käytämme henkilötietoja ainoastaan organisaatiomme sisällä ja ainoastaan siten kuin on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa esitettyjen käyttötarkoitusten tai työtehtävien perusteella.

Emme jaa henkilötietoja organisaatiomme ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista tilanteista ole käsillä:

Henkilötietoja käytetään ainoastaan tässä Tietosuojaselosteessa esitettyyn tarkoitukseen tai toimitetaan valtuutetulle palveluntarjoajalle käsiteltäväksi. Siltä osin kuin meidän täytyy antaa kolmansille osapuolille pääsy Käyttäjän henkilötietoihin pystyäksemme tarjoamaan Palvelumme Käyttäjille, annamme tällaisille kolmansille osapuolille Käyttäjän tietoja käsiteltäviksi meidän lukuumme.

Alfons on toteuttanut asianmukaiset sopimusoikeudelliset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen, että kolmansien osapuolten käsitellessä henkilötietoja Alfonsin puolesta, niitä käytetään ainoastaan tässä Tietosuojaselosteessa eriteltyihin tarkoituksiin ja että niitä käsitellään voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti sekä antamiamme ohjeita, soveltuvia salassapitovelvollisuuksia sekä tarvittavia turvajärjestelyjä noudattaen.

Tietoja käytetään oikeudellisissa tarkoituksissa tai oikeusprosesseissa

Saatamme jakaa henkilötietoja Alfonsin ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa, jos uskomme, että pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttö on kohtuudella tarpeen: (i) voimassaolevien lakien sekä asetusten ja/tai tuomioistuimen antaman määräyksen täyttämiseksi; (ii) väärinkäytösten, rikosten sekä teknisten häiriöiden ja tietoturvaongelmien havaitsemiseksi ja ehkäisemiseksi; ja/tai (iii) voidaksemme taata Alfonsin ja Palvelun käyttäjien turvallisuuden ja omaisuuden suojan sekä yleisen edun toteutumisen. Ilmoitamme sinulle suoraan tällaisesta tietojen käsittelystä, jos se on kyseisessä tapauksessa mahdollista.

Muut perustellut syyt

Jos Alfons on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, saatamme siirtää henkilötietosi prosessissa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme kuitenkin edelleen kaiken siirtämämme henkilötiedon luottamuksellisuuden. Tiedotamme erikseen kaikkia sellaisia rekisteröityjä, joiden henkilötietoja tällaisissa tilanteissa siirretään tai joiden henkilötiedot siirtyvät toisen tietosuojaselosteen alaiseksi.

Saatamme jakaa henkilötietoja Alfonsin ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa, jos meillä on Käyttäjän nimenomainen suostumus toimia niin. Käyttäjällä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

Säilytysaika

Alfons ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin on laissa sallittua ja tarpeellista tämän Tietosuojaselosteen mukaisten tarkoitusten vuoksi. Säilytysajan pituus riippuu henkilötietojen luonteesta ja niiden käsittelyn tarkoituksesta. Enimmäisaika saattaa siten vaihdella käyttötarkoituksen sekä rekisterinpitäjän kanssa erikseen sovitun mukaisesti.

Oikeutesi

Oikeus tietojen tarkastamiseen

Sinulla on oikeus saada pääsy tai saada kopio käsittelemistämme sinua koskevista henkilötiedoista. Saatamme kieltäytyä tarjoamasta sinulle kopiota henkilötiedoistasi, jos tällainen menettely vaarantaisi muiden oikeuksia ja vapauksia.

Toimiessamme Tietojen käsittelijänä sopimuskumppanina toimivan Rekisterinpitäjän (koulutuksen järjestäjä), ohjaamme pyyntösi Rekisterinpitäjän käsiteltäväksi.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu sinun antamaan suostumukseen, voit koska tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen.

Oikeus oikaista tietoja

Sinulla on oikeus saada tallentamamme sinua koskevat väärät tai vaillinaiset henkilötiedot korjatuiksi tai täydennetyiksi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Voit myös pyytää meitä kokonaan poistamaan sinua koskevat henkilötiedot järjestelmistämme, jos toimimme asiakassuhteessa rekisterinpitäjänä. Toteutamme tällaisen pyynnön, ellei meillä ole oikeudellista perustetta olla poistamatta tietoja.

Jos toimimme asiakassuhteessa Tietojen käsittelijänä, ohjaamme pyynnöt Rekisterinäpitäjänä toimivalle opetuksen järjestäjälle. Lähtökohtaisesti tällaisessa tilanteessa sinun pitää toteuttaa tällainen pyyntö suoraan oman kuntasi Rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus henkilökohtaisen erityistilanteen perusteella vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Me noudatamme vaatimustasi, ellei meillä ole oikeudellista perustetta toimia toisin. Vastustaessasi henkilötietojesi myöhempää käsittelyä Palvelun käyttömahdollisuudet saattavat osaltasi kaventua.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Voit vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi tietojesi poiston tai niiden oikaisun aikana ja/tai silloin, kun meillä ei ole oikeudellista perustetta tietojesi käsittelyyn. Tämä voi vähentää Palvelun käyttömahdollisuuksia osaltasi.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Sinulla on oikeus saada kaikki henkilötietosi yleisesti käytetyssä muodossa. Tämän jälkeen sinulla on oikeus itsenäisesti siirtää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle.

Miten voit käyttää oikeuksiasi

Yllä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää lähettämällä yllä oleviin osoitteisiin sähköposti, joka sisältää seuraavat tiedot: koko nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Voimme pyytää henkilöllisyytesi todistamisen kannalta tarpeellisten lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia tai kohtuuttomia.

Suoramarkkinointi ja viestintä

Emme käytä opiskelijakäyttäjien tietoja mainos- tai markkinointitarkoituksiin. Voimme tästä huolimatta lähettää ohjelmiston käyttöön liittyviä ohjeita tai tiedotteita opiskelijakäyttäjälle.

Opettajakäyttäjänä sinulla on oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietojasi suoramarkkinointiin käyttämällä viestien yhteydessä tarjottavaa viestien tilauksen peruuttamismahdollisuutta. Jos vastustat henkilötietojesi käyttämistä markkinointitarkoituksissa, ei niitä enää käytetä tällaisiin tarkoituksiin.

Emme käytä henkilötietoja markkinointitarkoituksiin ilman laillista perustetta.

Valituksen tekeminen

Jos pidät henkilötietojen käsittelykäytäntöjämme voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisena, voit tehdä valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi)

Tietoturva

Käytämme hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä varotoimenpiteitä suojataksemme henkilötietoja, jotka keräämme ja joita käsittelemme. Näihin toimenpiteisiin kuuluvat mahdollisuuksien mukaisesti esimerkiksi palomuurit, turvalliset säilytystilat, salaus, pseudonymisointi sekä järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin. Turvatoimemme on suunniteltu takaamaan käsittelytoimiemme jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus sekä mahdollisuus tietojen palautukseen asianmukaisella varmuudella.

Mikäli turvatoimistamme huolimatta tapahtuu sellainen tietoturvaloukkaus, jolla todennäköisesti on negatiivisia vaikutuksia yksityisyyteesi, tiedotamme tietoturvaloukkauksesta Rekisterinpitäjää ja rekisteröityjä voimassa olevan tietosuojasääntelyn niin vaatiessa ja myös asianmukaisia viranomaisia heti, kun se on mahdollista.

V1.4 päivitetty 29.11.2023