Alfons Education-oppimisympäristön tietosuojaseloste

Tätä tietosuojaselostetta (”Tietosuojaseloste”) sovelletaan Alfons Education Oy:n (“Alfons” tai “me”) Alfons-oppimisympäristöpalvelun (”Palvelu”) tarjoamisen yhteydessä käsiteltäviin henkilötietoihin.

Tässä Tietosuojaselosteessa ”Käyttäjä” viittaa Palvelua käyttäjätilinsä kautta käyttävään henkilöön.

Voimme päivittää tätä Tietosuojaselostetta, mikäli se on tietojen käsittelyn muutosten tai muun syyn vuoksi tarpeellista. Ajantasaisen version löydät Alfons-Palvelun verkkosivuilta. Emme tee olennaisia muutoksia Tietosuojaselosteeseen tai rajoita tämän Tietosuojaselosteen mukaisia rekisteröityjen oikeuksia ilman erillistä ennakkoilmoitusta.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Nimi: Alfons Education Oy (”Alfons”)
Y-tunnus: 2626593-9
Postiosoite: Porvoonkatu 3, 00510 Helsinki

Yhteyshenkilö:

Rami Lappalainen
Titteli/ ammattinimike: Tietosuojavastaava
Puhelinnumero: 010 319 0001
Sähköpostiosoite: [email protected]

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden lähteet

Alfons toimii tietojen käsittelijänä sellaisten henkilö- ja käyttäjätietojen osalta mitkä rekisterinpitäjänä toimiva sopimussuhteessa oleva sopimuskumppani toimittaa Alfonsin käyttöön. Alfonsilla on oikeus käyttää näitä tietoja palvelua tarjotakseen ja sitoutuu käsitelemään tietoja lainmukaisesti, turvallisesti ja vastuullisesti. Alfons saa henkilötietoja rekisterinpitäjän luovuttamana, kertakirjautumispalveluiden kautta tai henkilöltä itseltään.

Alfons toimii rekisterinpitäjänä sellaisten henkilötietojen osalta, jotka palvelun käyttäjä on toimittanut toimiessaan yksityishenkilön roolissa ja on suorassa sopimussuhteessa Alfonsiin.

Käsittelyn rooli voi vaihtua sopimussuhteen päättyessä tai käyttäjän oman toiminnan seurauksena.

Alla eriteltyna roolit tyypillisissä käyttötapauksissa:

• Opiskelija (sopimussuhde kunnan kanssa): kunta toimii rekisterinpitäjänä ja Alfons tietojen käsittelijänä.
• Opiskelija (yksityishenkilö): Alfons toimii rekisterinpitäjänä
• Opettaja (sopimussuhde kunnan kanssa): kunta toimii rekisterinpitäjänä ja Alfons tietojen käsittelijänä.
• Opettaja (yksityishenkilö): Alfons toimii rekisterinpitäjänä

Palvelun käytön yhteydessä keräämämme ja käsittelemämme tiedot voidaan jakaa kahteen pääryhmään: Käyttäjätietoihin sekä Analytiikkatietoihin.

Käyttäjätiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia Käyttäjätietoja:

• Käyttäjän nimi
• Käyttäjän sähköpostiosoite
• Koulu ja kunta
• Opettajakäyttäjän tai kunnan laskutus- ja maksutiedot
• Opettajakäyttäjien suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
• Käyttäjätunnus

Saamme edellä mainitut henkilötiedot Käyttäjältä itseltään taikka tätä edustavalta oppilaitokselta tai käyttäjän huoltajalta tai SSO-tunnistautumismenetelmien kautta.

Analytiikkatiedot

Käyttämämme tietojenkirjausjärjestelmät keräävät automaattisesti tiettyjä analytiikkatietoja (”Analytiikkatiedot”) Palvelun käytöstä. Vaikka emme tavallisesti käytä Analytiikkatietoja henkilöiden tunnistamiseen, voi Palvelua käyttävä henkilö joskus olla tunnistettavissa niistä. Tällaisia Analytiikkatietoja ovat muun muassa Käyttäjän IP-osoite. Näissä tapauksissa Analytiikkatiedot katsotaan henkilötiedoiksi soveltuvan lainsäädännön tarkoittamalla tavalla, ja käsittelemme tietoja henkilötietoina.

Saatamme kerätä seuraavia Analytiikkatietoja:

Laitetieto. Keräämme muun muassa seuraavia tietoja liittyen Palvelun käyttöön käyttämääsi tekniseen laitteeseen:

• maa
• kaupunki
• laitetyyppi
• IP-osoite (ei koske Sovellusta)
• yksilöllinen laitetunnus
• istuntotunniste
• kieliasetukset
• selaimen tyyppi ja versio
• käyttöjärjestelmä
• internet-palveluntarjoaja

Käyttötieto. Keräämme lisäksi Palvelun käyttöäsi koskevaa tietoa, jollaista on esimerkiksi:

• Palvelun parissa käyttämäsi aika
• vuorovaikutus Palvelun kanssa
• kellonajat ja päivämäärät, jolloin olet käyttänyt Palvelua
• vierailemasi Palvelun osiot

Evästeet ja analytiikkapalvelut

Käyttäessäsi Palvelua keräämme ja tallennamme Analytiikkatietoja useilla eri tavoilla, esimerkiksi evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla.

Käytämme evästeitä räätälöidäksemme Palveluamme muun ohessa vastaamaan yksittäisen Käyttäjän tarpeita. Evästeiden avulla pystymme tunnistamaan Palvelussa vierailevat selaimet, parantamaan Palvelun käytettävyyttä sekä laatimaan yhdistelmätietoa Käyttäjistä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Tarkoitus

Alfons käsittelee tämän Tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Palveluiden tarjoamiseksi (oikeudellinen peruste: sopimuksen täytäntöönpano ja joissain tapauksissa oikeutettu etu).

Alfons käsittelee henkilötietoja tarjotakseen Palvelua Käyttäjille.

Täyttääksemme lainmukaiset velvoitteemme (oikeudellinen peruste: lainmukaisen velvoitteen täyttäminen).

Voimme käsitellä henkilötietoja hoitaaksemme ja täyttääksemme lainmukaiset velvoitteemme. Saatamme käsitellä tietoja täyttääksemme esimerkiksi kirjanpitovelvoitteemme sekä antaaksemme tietoja toimivaltaisille viranomaisille, kuten veroviranomaisille.

Korvausvaatimusten käsittelyssä ja oikeusprosesseissa (oikeudellinen peruste: oikeutettu etu).

Alfons saattaa käsitellä henkilötietoja korvausvaatimusten käsittelyssä ja oikeusprosessien yhteydessä. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja ehkäistäksemme petoksia ja Palvelumme väärinkäytöksiä sekä ylläpitääksemme keräämiemme tietojen, käyttämiemme järjestelmien sekä tietoverkon tietosuojaa.

Asiakasviestintään ja markkinointiin (oikeudellinen peruste: oikeutettu etu)

Alfons käsittelee henkilötietoja ollakseen yhteydessä Käyttäjiin Palvelun tuottamiseen liittyvissä asioissa. Myös Käyttäjille suunnatussa Palvelun ja muiden palveluidemme markkinoinnissa käytetään henkilötietoja.

Laadun parantamiseen ja trendianalyysin laatimiseen (oikeudellinen peruste: oikeutettu etu)

Saatamme käyttää Palvelun käyttöäsi koskevia tietoja myös Palvelumme laadun parantamiseen esimerkiksi analysoimalla muutoksia Palvelumme käyttötavoissa. Käytämme näissä tarkoituksissa kuitenkin ainoastaan sellaista yhdistelmätietoa, josta yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

Varmistaaksemme sen, että Palvelumme vastaavat yksittäisen Käyttäjän tarpeita, henkilötietoja voidaan käyttää myös esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamiseen.

Käsittelyn perusteet

Alfons käsittelee henkilötietoja täyttääkseen pakottavan lainsäädännön mukaiset velvoitteensa sekä sopimusvelvoitteensa asiakkaidensa sopimuskumppanina. Käsittelemme Käyttäjien henkilötietoja lisäksi oikeutetun etumme perusteella yritystoimintamme harjoittamiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi sekä asiakassuhteidemme hoitamiseksi. Kun päätämme käsitellä henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella, punnitsemme omia etujamme suhteessa Käyttäjän yksityisyyden suojaan.

Palvelun joissain osissa Käyttäjää saatetaan pyytää suostumusta henkilötietojen käsittelyyn. Näissä tapauksissa Käyttäjällä on milloin tahansa oikeus perua aikaisemmin antamansa suostumus.

Kansainväliset tietojen siirrot euroopan ulkopuolelle

Alfons säilyttää henkilötietoja Suomessa ja tietoja ei siirretä Suomen rajojen ulkopuolelle.

Huolehdimme siitä, että henkilötiedot suojataan asianmukaisella tavalla kaikissa niissä maissa, joissa niitä käsitellään. Järjestämme riittävän suojauksen henkilötietojen siirrolle Euroopan talousalueen ulkopuolisiin valtioihin palveluntarjoajiemme kanssa solmimillamme EU:n komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin perustuvilla sopimuksilla taikka muilla vastaavilla järjestelyillä.

Vastaanottajat

Jaamme henkilötietoja ainoastaan organisaatiomme sisällä ja ainoastaan siten kuin on kohtuudella tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa esitettyjen käyttötarkoitusten perusteella.

Emme jaa henkilötietoja organisaatiomme ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista tilanteista ole käsillä:

Henkilötietoja käytetään tässä Tietosuojaselosteessa esitettyyn tarkoitukseen tai toimitetaan valtuutetulle palveluntarjoajalle.

Siltä osin kuin meidän täytyy antaa kolmansille osapuolille pääsy Käyttäjän henkilötietoihin pystyäksemme tarjoamaan Palvelumme Käyttäjille, annamme tällaisille kolmansille osapuolille Käyttäjän tietoja käsiteltäviksi meidän lukuumme. Saatamme lisäksi jakaa henkilötietoja käsiteltäviksi meille palveluja tarjoaville valtuutetuille palveluntarjoajille (mukaan lukien tietojen säilytys-, kirjanpito-, myynti- ja markkinointipalvelut).

Alfons on toteuttanut asianmukaiset sopimusoikeudelliset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen, että kolmansien osapuolten käsitellessä henkilötietoja Alfonsin puolesta, niitä käytetään ainoastaan tässä Tietosuojaselosteessa eriteltyihin tarkoituksiin ja että niitä käsitellään voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti sekä antamiamme ohjeita, soveltuvia salassapitovelvollisuuksia sekä tarvittavia turvajärjestelyjä noudattaen.

Tietoja käytetään oikeudellisissa tarkoituksissa tai oikeusprosesseissa

Saatamme jakaa henkilötietoja Alfonsin ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa, jos uskomme, että pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttö on kohtuudella tarpeen: (i) voimassaolevien lakien sekä asetusten ja/tai tuomioistuimen antaman määräyksen täyttämiseksi; (ii) väärinkäytösten, rikosten sekä teknisten häiriöiden ja tietoturvaongelmien havaitsemiseksi ja ehkäisemiseksi; ja/tai (iii) voidaksemme taata Alfonsin ja Palvelun käyttäjien turvallisuuden ja omaisuuden suojan sekä yleisen edun toteutumisen. Ilmoitamme sinulle suoraan tällaisesta tietojen käsittelystä, jos se on kyseisessä tapauksessa mahdollista.

Muut perustellut syyt

Jos Alfons on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, saatamme siirtää henkilötietosi prosessissa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme kuitenkin edelleen kaiken siirtämämme henkilötiedon luottamuksellisuuden. Tiedotamme erikseen kaikkia sellaisia rekisteröityjä, joiden henkilötietoja tällaisissa tilanteissa siirretään tai joiden henkilötiedot siirtyvät toisen tietosuojaselosteen alaiseksi.

Tietoja käytetään nimenomaisella suostumuksellasi

Saatamme jakaa henkilötietoja Alfonsin ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa, jos meillä on Käyttäjän nimenomainen suostumus toimia niin. Käyttäjällä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

Säilytysaika

Alfons ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin on laissa sallittua ja tarpeellista tämän Tietosuojaselosteen mukaisten tarkoitusten vuoksi. Säilytysajan pituus riippuu henkilötietojen luonteesta ja niiden käsittelyn tarkoituksesta. Enimmäisaika saattaa siten vaihdella käyttötarkoituksen mukaan.

Oikeutesi

Oikeus tietojen tarkastamiseen

Sinulla on oikeus saada pääsy tai saada kopio käsittelemistämme sinua koskevista henkilötiedoista. Saatamme kieltäytyä tarjoamasta sinulle kopiota henkilötiedoistasi, jos tällainen menettely vaarantaisi muiden oikeuksia ja vapauksia.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu sinun antamaan suostumukseen, voit koska tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen.

Oikeus oikaista tietoja

Sinulla on oikeus saada tallentamamme sinua koskevat väärät tai vaillinaiset henkilötiedot korjatuiksi tai täydennetyiksi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Voit myös pyytää meitä kokonaan poistamaan sinua koskevat henkilötiedot järjestelmistämme. Toteutamme tällaisen pyynnön, ellei meillä ole oikeudellista perustetta olla poistamatta tietoja.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus henkilökohtaisen erityistilanteen perusteella vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Me noudatamme vaatimustasi, ellei meillä ole oikeudellista perustetta toimia toisin. Vastustaessasi henkilötietojesi myöhempää käsittelyä Palvelun käyttömahdollisuudet saattavat osaltasi kaventua.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Voit vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi tietojesi poiston tai niiden oikaisun aikana ja/tai silloin, kun meillä ei ole oikeudellista perustetta tietojesi käsittelyyn. Tämäkin voi vähentää Palvelun käyttömahdollisuuksia osaltasi.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Sinulla on oikeus saada kaikki henkilötietosi yleisesti käytetyssä muodossa. Tämän jälkeen sinulla on oikeus itsenäisesti siirtää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle.

Miten voit käyttää oikeuksiasi

Yllä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää lähettämällä yllä oleviin osoitteisiin sähköposti, joka sisältää seuraavat tiedot: koko nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Voimme pyytää henkilöllisyytesi todistamisen kannalta tarpeellisten lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia tai kohtuuttomia.

Suoramarkkinointi

Emme käytä opiskelijäkäyttäjien tietoja markkinointi- ja/tai suoramarkkinointitarkoituksiin.

Opettajakäyttäjänä sinulla on oikeus vastustaa ja kieltää meitä käyttämästä henkilötietojasi suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen ja suoramarkkinointitarkoituksessa tehtävään profilointiin ottamalla yhteyttä yllä oleviin osoitteisiin tai käyttämällä suoramarkkinointiviestien yhteydessä tarjottavaa viestien tilauksen peruuttamismahdollisuutta. Jos vastustat henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointitarkoituksissa, ei niitä enää käytetä tällaisiin tarkoituksiin.

Emme käytä henkilötietoja markkinointitarkoituksiin ilman laillista perustetta.

Valituksen tekeminen

Jos pidät henkilötietojen käsittelyprosessejamme voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisena, voit tehdä valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

Tietoturva

Käytämme hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä varotoimenpiteitä suojataksemme henkilötietoja, jotka keräämme ja joita käsittelemme. Näihin toimenpiteisiin kuuluvat mahdollisuuksien mukaisesti esimerkiksi salaus, pseudonymisointi, palomuurit, turvalliset säilytystilat sekä järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin. Turvatoimemme on suunniteltu takaamaan käsittelyjärjestelmiemme jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus sekä mahdollisuus tietojen palautukseen asianmukaisella varmuudella.

Mikäli turvatoimistamme huolimatta tapahtuu sellainen tietoturvaloukkaus, jolla todennäköisesti on negatiivisia vaikutuksia yksityisyyteesi, tiedotamme tietoturvaloukkauksesta niin asiaan liittyviä rekisteröityjä kuin voimassa olevan tietosuojasääntelyn niin vaatiessa myös asianmukaisia viranomaisia heti, kun se on mahdollista.

V1.1 päivitetty 21.6.2022